ICARE

L’objectif du projet vise à implanter au CRA-W un système de management participatif des activités de recherche et expertise, par le développement -) d'une approche processus et -) d'outils appropriés pour la prospective et l'autoévaluation.

Contexte

De plus en plus complexe, mondialisé et évolutif, le contexte socioéconomique conduit les organismes de recherche à revoir régulièrement leurs politique, stratégie, vision et valeurs, et à ajuster les objectifs qui en découlent pour garantir leur performance de manière durable.

Il convient donc pour tout organisme de recherche de :

prendre en compte des exigences légales et réglementaires de plus en plus nombreuses (concernant non seulement l’organisme lui-même mais aussi ses partenaires et destinataires des projets de recherche) ;
répondre à des attentes nouvelles d’acteurs ayant de plus en plus d’influence sur les performances de l’organisme : le citoyen, les clients, les fournisseurs, le personnel, les partenaires, les autorités et les organismes de la société civile intervenant dans son environnement ;
mettre en oeuvre et tirer parti des nouvelles technologies pour accroître la compétitivité de ses activités, la réactivité, la pro activité, et l’adaptabilité de son organisation et de son fonctionnement au quotidien.

Pour répondre à cette complexité, le mode de management classique fondé sur une division fonctionnelle des activités (recherche, support,…) ne suffit pas, notamment du fait des cloisonnements induits.

Par une coordination des activités plus efficace, le mode de management par les processus, est plus à même de répondre à cette complexité et d’accroître la satisfaction des clients et des autres parties intéressées, de même que la satisfaction du personnel en interne.

Associée à la mise en place d’indicateurs de performance, le développement de cette approche processus répondra à l’objectif d’excellence inscrit dans la politique du CRA-W. Cette approche répondra également aux besoins d’une meilleure intégration des unités de recherche et des services support, par une meilleure connaissance mutuelle des contraintes et finalités respectives.

Ce projet complètera les initiatives développées face aux besoins mis en évidence lors de l’audit réalisé par Comase et lors de l’auto-évaluation CAF, portant notamment sur le décloisonnement des Départements (y compris support), sur la capitalisation et la valorisation des résultats de recherche, sur le développement des outils de veille et sur la mise en place d’indicateurs de performance.

Objectifs

Le projet a pour objectifs :

de formaliser et surtout d’optimiser les processus existants dans le cadre des activités de recherche et d’expertise (y compris les processus support) ; cette partie a également pour objectif d’identifier et mettre en place de façon participative (ou collaborative) les indicateurs de performance des différents processus ;

de développer une méthodologie en matière de prospective d’une part, et d’évaluation des besoins d’amélioration des pratiques, d’autre part, qui devra être appropriée pour et par les équipes de recherche et les services support du CRA-W afin d’être appliquée de façon volontaire et récurrente à l’avenir;

de développer et mettre en place des outils (toujours participatifs) d’autoévaluation adaptés à la recherche.

Ces différents aspects intégrés les uns aux autres permettront d’induire une démarche d’amélioration continue globale suivant le concept PDCA (roue de Deming) :

Plan : Plans d’actions suite aux exercices de prospective et d’autoévaluation
Do : Formalisation et application des processus
Check : Réalisation des autoévaluations CAR, enquêtes, évaluation des indicateurs processus,
Act : Réaction, adaptation suite aux évaluations, nouveaux plans d’actions.

La dimension « participative ou collaborative » du projet sera obtenue par la mise en place de plateformes de liaison entre les unités de recherche et les unités de support, d’une part et entre les Unités de recherche et les partenaires extérieurs d’autre part.

Afin d’intégrer un maximum de personnes dans la dynamique participative, les participants aux plateformes seront renouvelés chaque année. La composition des plateformes sera orientée et validée par la Direction.

Une attention permanente à la communication sur le déroulement du projet et sur la réalisation des objectifs d’amélioration ou d’innovation, cela dans le chef de la Direction, est un facteur de réussite essentiel de ce projet. A cet effet, un plan de communication sera proposé par le BAQ.

Résultats attendus

L’élément fondamental du projet réside dans la constitution d’interfaces entre les services de recherche et les services support d’une part, et entre le CRA-W et les partenaires extérieurs d’autre part, ce qui sera concrétisé dès le commencement du projet par la mise en place de 8 plateformes de liaison.

Piloté par le BAQ et en étroite interaction avec les plateformes de liaison et la cellule projet, le projet comporte les trois axes opérationnels suivants :

Description et optimisation des processus (de management, de réalisation et de support);
Appropriation d'une méthode de prospective et d'amélioration, afin de définir collectivement les défis ou besoins d'amélioration majeurs pour le développement global du CRA-W. Cette méthode sera mise en pratique au sein de chaque plateforme de liaison. Les nouveaux défis émis par les plateformes de liaison seront repris dans des plans d'actions, validés par la Direction et suivi annuellement par le BAQ;
Développement d'outils participatifs d'autoévaluation des performances (cadre d'autoévaluation de lar Recherche (CAR), enquête du personnle, écoute clients recherche)

Résultats obtenus

Un état des lieux des précédentes évaluations (Audit Comase, CAF) a été établi et utilisé comme base de divers travaux d'Executive Master in Management of Public Administration (EMMaP).

4 plateformes ont déjà eu lieu (INFORMATIQUE, PERSONNEL, BATIMENTS&INFRASTRUCTURES et ACHATS) et les plans d'amélioration qui en ont découlés ont été validés par la Direction et sont en cours de mise en oeuvre.