Assistant administratif pour le Service Achats de la Logistique

Vous êtes assistant administratif ? Vous avez envie de rejoindre nos collègues du Service Achats pour renforcer le Département Logistique du CRA-W ? Postulez sans tarder !

OÙ ALLEZ-VOUS TRAVAILLER?

Centre wallon de Recherches agronomiques
Département des Services centraux
Direction Logistique - Service Achats - Gembloux

VOTRE MISSION…

Au sein du Service Achats de la Logistique et en collaboration étroite avec les autres membres de la Logistique (notamment le Service Bâtiments-Equipements-Environnement) et, s’il échet, le SIPP :

En principe, pour des marchés publics sous le seuil de publicité européenne :

• Elaboration des procédures de passation de marchés publics (de la rédaction du cahier spécial des charges à la notification du marché)
• Contrôle de la légalité des cahiers des charges et autres documents concernant les marchés publics
• Supervision de l’élaboration / rédaction d’estimations de fournitures / services
• Suivi de l’exécution des marchés publics (de l’ordre de début du marché à sa réception)
• Contrôle de la qualité et du respect des impositions techniques/réglementaires lors de l’exécution des marchés publics
• Gestion et coordination des achats destinés aux activités, s’il échet scientifiques, du CRA-W dans le cadre d’une centralisation ou de la transversalité de ceux-ci
• Gestion des litiges éventuels
• Suivi de l’évolution législative et jurisprudentielle en matière de marchés publics
• Mettre à jour / gérer les données relatives aux achats de fournitures / services du CRA-W
• Gestion des parcs automobile et agricole (achat / entretien / réparation / assurance / sinistre / carburant et gestion des cartes carburant…)
• Suppléer si nécessaire à la gestion de la téléphonie mobile (appareils / abonnements / cartes sim / ATN / …)
• Suppléer si nécessaire à la gestion du portefeuille d’assurances
• Assurer le secrétariat de la Logistique
• A terme, assurer la logistique du magasin centralisé
• Contribuer également à la gestion et au traitement de dossiers logistiques et techniques
• Apporter son soutien au bon fonctionnement de la direction et/ou du service par la prise en charge des tâches de secrétariat
• Assurer le suivi des demandes administratives, logistiques ou techniques…
  
  

… ET LES MISSIONS DE LA DIRECTION LOGISTIQUE :

• Gérer les bâtiments et leurs équipements techniques, leur entretien et leur maintenance et notamment leur conformité aux normes réglementaires ou aux normes de secteur
• Gérer les aspects environnementaux dus aux activités du CRA-W
• Installer et assurer la maintenance de l'infrastructure et du parc informatique de l’ensemble du CRA-W
• Développer les applications, les logiciels et les autres outils informatiques nécessaires aux activités du CRA-W
• Réaliser les achats pour l'ensemble du CRA-W
• Gérer et assurer la maintenance des véhicules routiers et agricoles pour l’ensemble du CRA-W
• Assurer la gestion du domaine agricole

Que fait un assistant administratif au CRA-W ?

• Il gère et traite des dossiers administratifs
• Il rédige des documents administratifs (courriers, notes, formulaires, compte-rendu, retranscription d’entretiens enregistrés…)
• Il encode des données
• Il gère le courrier entrant et sortant
• Il gère les relations avec les usagers internes et/ou externes
• Il répond aux informations demandées
• Il organise et gère le classement de dossiers de manière physique et/ou informatique
• Il organise logistiquement des réunions
• Il supporte éventuellement l’organisation du service

Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :

• Direction Logistique CRA-W

Votre poste implique :

• Prestations irrégulières, déplacements sur sites (si nécessaire)
  

VOTRE PROFIL

Diplôme 

• Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)

Expérience exigée 

• Aucune

Compétences techniques

• Rédaction – S’exprimer par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
• Informatique – Utiliser les fonctionnalités de base d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation et messagerie électronique)
• Gestion de l’information - Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser
• Dispositions légales et normatives – Appliquer et faire respecter les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur
• Expression orale – S’exprimer oralement dans un langage précis, grammaticalement correct et compréhensible pour le destinataire
• Informatique – Utiliser les fonctionnalités de base/avancées de logiciels techniques spécifiques
• Compréhension – Comprendre et interpréter des données chiffrées
• Logistique –  Gérer la logistique au niveau des fournitures

Compétences comportementales

• Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
• Gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
• Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise
• Collaboration – Coopérer avec des acteurs internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif aux objectifs communs
• Polyvalence – Passer aisément d’une activité et/ou d’un projet à un autre en fonction des besoins du service
• Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités
• Intégrer l’information – Etablir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates
• Résoudre des problèmes – Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome / chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions
• Travail en équipe – Aider et soutenir ses collègues et contribuer à la réalisation des tâches assignées à l’équipe
• Orienté résultats – Concrétiser les objectifs en atteignant les résultats selon les modalités et les délais prévus.

Conditions d’accès au poste

• Condition de nationalité : sans restriction de nationalité
• Condition particulière d’accès : le permis B sera être requis pour l’entrée en fonction.
  
  

COMMENT POSTULER VALABLEMENT ?

Pour être recevables, les actes de candidature doivent :

• répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
• être adressés pour le 16-06-23 au plus tard par mail à Madame Adeline ETIENNE
• comprendre un CV à jour ;
• comprendre une LETTRE DE MOTIVATION spécifique à la fonction, avec la référence DO0515C05 ;
• comprendre une COPIE DU DIPLÔME requis pour la fonction.

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des curriculum vitae. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon les dispositions de l’article 4 de l’arrêté du Gouvernement wallon du 18.12.2003 relatif aux conditions d’engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel, les personnes à engager par contrat de travail doivent satisfaire aux conditions suivantes :

1. Jouir des droits civils et politiques ;
2. satisfaire aux lois sur la milice ;
3. justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
4. être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
5. être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir.

Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat de milice :

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par l'une des Communautés (française, flamande ou germanophone).

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notamment le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .

Connaissance de la langue française:

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par Selor. Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte Selor et choisir la rubrique « Tests linguistiques ».  Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques de Selor via le mail linguistique.fr@bosa.fgov.be pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de Selor .

Titres de séjour et de travail :

Le candidat doit satisfaire aux législations relatives à l’accès au territoire belge et aux autorisations de travail.

Il devra fournir les documents adéquats au plus tard au moment de l’engagement. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'emploi du Service Public de Wallonie .

Nous vous informons par ailleurs que cette fonction ne permet pas l’octroi d’un permis de travail, car il ne s’agit ni d’une fonction en pénurie, ni d’une fonction hautement qualifiée.

Toutefois, dans tous les cas, vous êtes dispensé d’obtenir un permis de travail si vous êtes dans l’une des situations suivantes :

• ressortissant de l’Espace Économique Européen (EEE) ou de Suisse, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique ;
• ressortissant britannique, ainsi que son conjoint et leur(s) enfant(s) habitant avec eux en Belgique, résidents en Belgique avant le 1er janvier 2021 et bénéficiaires de l’accord de retrait ;
• admis au séjour illimité (vous êtes en possession d’une carte d’identité d’une durée de 5 ou 10 ans) ;
• réfugié reconnu ;
• demandeur d’asile ;
• étudiant étranger résidant en Belgique et effectuant ses études en Belgique (max 20 heures de travail par semaine) ;
• étranger dont la demande de regroupement familial a été acceptée, ainsi que pendant les procédures de demande ou de recours en matière de regroupement familial.
  
  

NOTRE OFFRE 

Nous vous proposons un contrat à durée déterminée de 12 mois.

• Vous bénéficierez du barème  C3 (à partir de 2.277,95 € mensuel brut indexé), avec possibilité de valoriser l’ancienneté acquise dans le secteur privé (maximum 6 années) et dans le secteur public (toutes les années sont prises en compte).

Les membres du personnel bénéficient :

• de chèques-repas ;
• d’une assurance hospitalisation ;
• d’une prime de fin d’année et d’un pécule de vacances.

Les frais liés aux parcours domicile/lieu de travail effectués en transport en commun font l’objet d’un remboursement intégral.

PERSONNES DE CONTACT

Concernant la fonction :

Madame Isabelle PIERRARD, Directrice du Département Logistique

Concernant la procédure de sélection :

Madame Adeline ETIENNE, Gestionnaire de Carrières
 

ÉGALITÉ DES CHANCES ET DIVERSITÉ 

La Wallonie mène une gestion active de la diversité en garantissant l’égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. 

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.  

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité.  

Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes. 

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?  

Votre candidature peut être posée selon les modalités habituelles aux examens de recrutement organisés par les différents services publics. Toutefois, pour les examens organisés par le SELOR (Bureau de sélection de l’administration fédérale), des dispositions particulières, d’ordre pratique ou matériel, peuvent être prises pour tenir compte de votre handicap.